IN DIESEM ARTIKEL01 / 06Welche Aufgaben übernimmt ein IT-Dienstleister?
In vielen Unternehmen gibt es Arbeitsabläufe, die über Jahre gewachsen sind. Kundendaten werden in Tabellen gepflegt, Dokumente per E-Mail verschickt und Informationen von einem Programm ins andere übertragen. Solange das Geschäft überschaubar bleibt, funktioniert das oft erstaunlich gut. Steigt die Zahl der Aufträge, werden diese Abläufe zunehmend aufwendig.
Irgendwann stellt sich die Frage, ob ein IT-Dienstleister helfen kann. In Berlin gibt es zahlreiche Anbieter, allerdings mit sehr unterschiedlichen Schwerpunkten. Manche betreuen Netzwerke und Arbeitsplätze, andere entwickeln Software oder unterstützen bei der Digitalisierung interner Prozesse.
Wer den passenden Partner finden möchte, sollte deshalb zunächst den eigenen Bedarf klären.
Welche Aufgaben übernimmt ein IT-Dienstleister?
Der Begriff IT-Dienstleistungen umfasst eine breite Palette technischer Tätigkeiten. Klassische IT-Systemhäuser kümmern sich häufig um Computerarbeitsplätze, Netzwerke, Server und den laufenden IT-Support.
Softwareagenturen haben einen anderen Schwerpunkt. Sie entwickeln beispielsweise Webanwendungen, Kundenportale, Schnittstellen und individuelle Programme. Hinzu kommen spezialisierte Anbieter für IT-Sicherheit, Cloud-Infrastruktur, Datenmanagement oder künstliche Intelligenz.
Für ein Unternehmen, das seine Terminverwaltung digitalisieren möchte, ist nicht zwangsläufig derselbe Dienstleister geeignet wie für einen Betrieb, der eine vollständige Netzwerkbetreuung benötigt.
Die Spezialisierung des Anbieters sollte daher zu den tatsächlich benötigten Leistungen passen.
Das Problem beschreiben, bevor Software ausgewählt wird
Eine typische Situation: Kundenanfragen treffen per E-Mail ein, Mitarbeiter übernehmen die Daten in eine Tabelle und verschicken anschließend manuell Bestätigungen. Wenn mehrere Personen diesen Ablauf bearbeiten, entstehen leicht doppelte Einträge oder unterschiedliche Bearbeitungsstände.
Bevor eine neue Anwendung entwickelt wird, sollte man untersuchen, welche Programme bereits im Einsatz sind und welche Schritte tatsächlich automatisiert werden können.
Vielleicht lässt sich die bestehende Software über eine Schnittstelle erweitern. Möglicherweise ist eine einfache Automatisierung ausreichend. Eine individuelle Anwendung kommt vor allem dann infrage, wenn vorhandene Systeme die Anforderungen nicht sinnvoll abdecken.
Eine verständliche Beschreibung des aktuellen und des gewünschten Ablaufs schafft die Grundlage für eine fundierte technische Entscheidung.
Sieben Kriterien bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters
1. Fachliche Spezialisierung
Nicht jeder IT-Anbieter beherrscht jede Technologie. Prüfen Sie, ob die fachlichen Schwerpunkte zum geplanten Projekt passen. Wer eine individuelle Webanwendung benötigt, sollte insbesondere Erfahrung mit Softwareentwicklung und passenden Schnittstellen berücksichtigen.
2. Verständliche Kommunikation
Technische Zusammenhänge können komplex sein. Ein guter Ansprechpartner sollte erklären können, welche Möglichkeiten bestehen, wo Einschränkungen liegen und welche Entscheidungen das Unternehmen treffen muss. Dafür braucht es keine langen Präsentationen voller Fachbegriffe.
3. Klar definierte Leistungen
Ein Angebot sollte beschreiben, was tatsächlich umgesetzt wird. Dazu gehören Funktionen, notwendige Vorarbeiten, Zuständigkeiten und die geplante Übergabe. Auch der Umgang mit späteren Änderungswünschen sollte geklärt sein.
4. Datenschutz und Sicherheit
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Anforderungen der DSGVO berücksichtigen. Je nach Dienstleistung und Rolle des Anbieters kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich sein.
Ebenso gehören angemessene Zugriffsrechte, Datensicherungen und ein geregelter Umgang mit Sicherheitsupdates zur Planung.
5. Schnittstellen und Erweiterbarkeit
Viele Unternehmen verwenden bereits mehrere digitale Systeme. Eine neue Anwendung sollte sich möglichst sinnvoll in diese Umgebung einfügen.
Schnittstellen können helfen, Daten zwischen bestehenden Programmen auszutauschen und doppelte Erfassung zu vermeiden. Vorab muss allerdings geprüft werden, welche Integrationen technisch möglich und zulässig sind.
6. Strukturierte Projektorganisation
Abgestimmte Meilensteine, regelmäßige Rückmeldungen und klar geregelte Freigaben erleichtern die Zusammenarbeit. Gerade bei individuellen Anwendungen sollten Unternehmen Zwischenergebnisse testen können, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen wird.
7. Technische Betreuung nach der Einführung
Mit der Bereitstellung einer Software ist ein Projekt nicht immer beendet. Je nach Anwendung werden Wartung, Monitoring, Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen benötigt.
Wer diese Aufgaben übernimmt und wie Änderungen beauftragt werden können, sollte bereits vor der Einführung geklärt sein.
Wann lohnt sich individuelle Softwareentwicklung?
Viele Anforderungen lassen sich mit vorhandenen Standardprogrammen erfüllen. Für typische Terminbuchungen, einfache Formulare oder grundlegende Kundenverwaltung gibt es bereits zahlreiche Lösungen.
Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen besondere Freigabeprozesse benötigt, mehrere Datenquellen verbinden muss oder vorhandene Anwendungen nicht miteinander kommunizieren.
Eine individuell entwickelte Lösung kann dann helfen, den tatsächlichen Arbeitsablauf besser abzubilden. Allerdings entstehen dadurch auch Anforderungen an Wartung, Dokumentation und langfristigen Betrieb.
Vor der Entscheidung sollte deshalb geprüft werden, welche Möglichkeiten vorhandene Systeme bereits bieten.
Regionaler IT-Partner oder Zusammenarbeit auf Distanz?
Für Berliner Unternehmen kann es angenehm sein, einen Ansprechpartner aus der Region zu haben. Persönliche Workshops bieten sich besonders dann an, wenn Geschäftsprozesse gemeinsam aufgenommen oder verschiedene Abteilungen beteiligt werden müssen.
Die Entwicklung digitaler Anwendungen lässt sich jedoch häufig gut aus der Ferne organisieren. Regelmäßige Besprechungen, verständliche Dokumentation und verlässliche Ansprechpartner sind dabei wichtiger als die räumliche Entfernung.
Softwareentwicklung und Digitalisierung mit MSA DataX
MSA DataX entwickelt Websites, individuelle Software und KI-gestützte Anwendungen. Wir unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung von Arbeitsabläufen und bei der technischen Umsetzung eigener Anwendungen.
Unser Schwerpunkt liegt auf Webentwicklung, Software und digitalen Prozessen. Klassischer IT-Support für Arbeitsplatzrechner, Drucker oder die vollständige Netzwerkadministration gehört nicht zum Kern unseres Angebots.
Sie möchten einen Arbeitsprozess automatisieren, eine vorhandene Anwendung erweitern oder neue Software entwickeln lassen? Teilen Sie uns mit, welche Aufgabe Sie lösen möchten.
Weitere Informationen: https://msadatax.de