IN DIESEM ARTIKEL01 / 08Was übernimmt eine KI-Agentur?
Eine interne Arbeitsanweisung wird dringend benötigt, liegt aber irgendwo zwischen mehreren Projektordnern, Dokumentationen und älteren Versionen. Die Suche dauert länger als die eigentliche Aufgabe. Solche Situationen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag.
Ein KI-Assistent kann dabei helfen, Informationen aus vorhandenen Dokumenten schneller zugänglich zu machen. Dafür muss das Unternehmen weder sämtliche Daten öffentlich bereitstellen noch zwangsläufig ein eigenes Sprachmodell trainieren.
Bei der Einführung gibt es allerdings einige technische und rechtliche Fragen zu klären. Besonders relevant sind Datenqualität, Zugriffsrechte, Datenschutz und die Zuverlässigkeit der erzeugten Antworten.
Was übernimmt eine KI-Agentur?
Eine KI-Agentur entwickelt und integriert Anwendungen, die künstliche Intelligenz für konkrete Aufgaben nutzen. Dazu zählen beispielsweise interne Wissensassistenten, Dokumentenverarbeitung und automatisierte Geschäftsabläufe.
Viele solcher Systeme verwenden bereits vorhandene Sprachmodelle. Die eigentliche Entwicklungsarbeit liegt häufig darin, diese Modelle kontrolliert mit Unternehmensdaten, vorhandenen Anwendungen und Berechtigungen zu verbinden.
Ein funktionierender Prototyp ist dabei noch keine einsatzbereite Unternehmensanwendung. Im laufenden Betrieb müssen unter anderem Fehler behandelt, Zugriffe abgesichert und technische Änderungen berücksichtigt werden.
Interne Wissensassistenten mit RAG
In Unternehmen verteilen sich Informationen oft über Dokumentenablagen, Prozessbeschreibungen, Wissensdatenbanken und unterschiedliche Fachanwendungen. Ein gewöhnlicher KI-Chatbot hat auf diese Inhalte nicht automatisch Zugriff.
Mit Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, können passende Informationen aus angebundenen Datenquellen gesucht und dem Sprachmodell für die Beantwortung einer Frage bereitgestellt werden.
Fragt ein Mitarbeiter beispielsweise nach dem Ablauf einer Rechnungsfreigabe, kann das System relevante Prozessdokumente finden und daraus eine verständliche Antwort erstellen. Idealerweise werden die verwendeten Quellen direkt angezeigt.
Dafür müssen die Daten allerdings zuverlässig gepflegt sein. Veraltete Dokumente oder widersprüchliche Arbeitsanweisungen können zu falschen Antworten führen. Auch Zugriffsrechte müssen in der Suche berücksichtigt werden, damit Mitarbeiter keine vertraulichen Informationen aus anderen Bereichen erhalten.
RAG reduziert bestimmte Probleme klassischer Sprachmodelle, beseitigt jedoch nicht das Risiko fehlerhafter Ausgaben.
Dokumentenverarbeitung mit künstlicher Intelligenz
Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Verarbeitung von Rechnungen, Formularen und anderen Geschäftsdokumenten.
Ein KI-System kann helfen, Informationen aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten auszulesen und strukturiert bereitzustellen. Anschließend kann klassische Software prüfen, ob Pflichtfelder vollständig sind, Angaben plausibel erscheinen und weitere Verarbeitungsschritte gestartet werden dürfen.
Besonders bei Buchhaltungsunterlagen oder personenbezogenen Informationen sollten solche Abläufe kontrolliert werden. Automatisch erkannte Werte können fehlerhaft sein. Je nach Risiko kann deshalb eine zusätzliche Prüfung durch Mitarbeiter notwendig sein.
Geschäftsprozesse automatisieren
Nicht jede Automatisierung benötigt künstliche Intelligenz. Wenn ein Programm täglich eine Datei überträgt oder eine feste Benachrichtigung verschickt, lässt sich das meist mit gewöhnlicher Software umsetzen.
KI kann hilfreich werden, wenn unstrukturierte Texte verarbeitet, Dokumente inhaltlich eingeordnet oder unterschiedlich formulierte Anfragen verstanden werden müssen.
Ein Beispiel ist die automatische Vorstrukturierung eingehender Kundenanfragen. Ein Sprachmodell könnte das Anliegen erkennen und passende Informationen für die weitere Bearbeitung vorbereiten. Die eigentliche Zuordnung, Speicherung und Benachrichtigung kann anschließend durch reguläre Software erfolgen.
Eine solche Kombination macht die einzelnen Schritte leichter kontrollierbar.
Lokale KI oder Cloud-KI?
Bei Cloud-KI wird das Modell über die Infrastruktur eines externen Anbieters betrieben. Unternehmen müssen dadurch keine eigene leistungsfähige KI-Hardware bereitstellen, sind jedoch von den angebotenen Diensten und deren vertraglichen Bedingungen abhängig.
Lokale KI kann auf einem eigenen Server oder in einer kontrollierten Infrastruktur betrieben werden. Dadurch lassen sich bestimmte Datenflüsse stärker selbst bestimmen. Gleichzeitig entstehen Anforderungen an Hardware, Wartung, Sicherheit und Betrieb.
Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen klären, welche Daten verarbeitet werden, wo sich die eingesetzten Systeme befinden und welche externen Dienste eingebunden sind.
Ein Serverstandort in der EU kann aus Datenschutzsicht von Bedeutung sein, reicht allein aber nicht aus, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Auch Zugriffsrechte, Unterauftragnehmer, Aufbewahrungsfristen und mögliche Drittlandübermittlungen müssen berücksichtigt werden.
Wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich. Die konkrete rechtliche Einordnung hängt von der jeweiligen Zusammenarbeit ab.
Welche Transparenzpflichten gelten für KI-Chatbots?
Artikel 50 des europäischen AI Act enthält Transparenzpflichten für bestimmte KI-Systeme. Die entsprechenden Regelungen gelten seit dem 2. August 2026.
Nach Artikel 50 Absatz 1 müssen Anbieter KI-Systeme, die für die direkte Kommunikation mit Menschen vorgesehen sind, grundsätzlich so gestalten und entwickeln, dass Nutzer darüber informiert werden, dass sie mit künstlicher Intelligenz interagieren. Eine Ausnahme besteht, wenn dies unter den jeweiligen Umständen offensichtlich ist.
Für Unternehmen, die einen KI-Chatbot auf ihrer Website einsetzen möchten, sollte die transparente Kommunikation deshalb bereits bei der Entwicklung berücksichtigt werden. Ein gut sichtbarer Hinweis wie „Sie sprechen mit unserem KI-Assistenten“ ist eine mögliche Umsetzung.
Der AI Act unterscheidet zwischen Anbietern und Betreibern von KI-Systemen. Welche Pflichten konkret bestehen, hängt von der jeweiligen Rolle, der technischen Ausgestaltung und dem Einsatzgebiet ab. Für bestimmte weitere KI-Anwendungen gelten zusätzliche Transparenzanforderungen.
Wie beginnt ein Unternehmen mit KI?
Ein kleines, gut abgegrenztes Pilotprojekt ist häufig ein sinnvoller Einstieg.
Wenn Mitarbeiter beispielsweise viel Zeit mit der Suche nach internen Informationen verbringen, kann zunächst ein Wissensassistent für eine ausgewählte Dokumentensammlung getestet werden.
Dabei lässt sich untersuchen, wie zuverlässig das System antwortet, ob die Quellen korrekt zugeordnet werden und ob die bestehende Rechteverwaltung eingehalten wird. Ebenso sollte ermittelt werden, welchen Aufwand Pflege und Betrieb verursachen.
Erst wenn die Anwendung unter realistischen Bedingungen einen nachvollziehbaren Nutzen zeigt, sollte über eine umfassendere Einführung entschieden werden.
KI-Lösungen mit MSA DataX
MSA DataX entwickelt individuelle Software und KI-gestützte Anwendungen für Unternehmen. Dazu gehören KI-Assistenten, die Anbindung von Unternehmenswissen sowie Lösungen zur Verarbeitung und Automatisierung digitaler Abläufe.
Bei der technischen Planung berücksichtigen wir bestehende Systeme, Datenflüsse, Berechtigungen und die Anforderungen an den späteren Betrieb.
Sie möchten einen KI-Assistenten entwickeln oder prüfen, ob sich ein Geschäftsprozess mit künstlicher Intelligenz unterstützen lässt? Beschreiben Sie uns Ihren Anwendungsfall.
KI- und Softwareentwicklung bei MSA DataX: https://msadatax.de